Điều khoản sử dụng & Chính sách bảo mật

1 Giới thiệu

Ứng dụng DMS (Distribution Management System) là ứng dụng nội bộ được phát triển dành riêng cho nhân viên Asta Healthcare, nhằm mục đích:

• Quản lý và theo dõi lộ trình công tác của Trình dược viên
• Ghi nhận vị trí làm việc thực tế
• Báo cáo hoạt động bán hàng / thăm khách hàng
• Quản lý dữ liệu khách hàng và đơn hàng

Ứng dụng này CHỈ được cài đặt và sử dụng bởi nhân viên có thẩm quyền của công ty. Khi sử dụng ứng dụng, người dùng đồng ý tuân thủ toàn bộ các điều khoản dưới đây.

2 Tài khoản và mật khẩu

2.1 Cấp tài khoản

• Tài khoản đăng nhập được cấp bởi bộ phận IT / quản trị hệ thống
• Người dùng không được tự ý tạo tài khoản khi chưa được cấp phép

2.2 Bảo mật mật khẩu

Người dùng có trách nhiệm:

• Giữ bí mật thông tin đăng nhập
• Không chia sẻ tài khoản cho người khác dưới mọi hình thức
• Không lưu mật khẩu ở nơi công cộng hoặc thiết bị không an toàn
• Thay đổi mật khẩu ngay khi nghi ngờ bị lộ thông tin

Mọi hoạt động phát sinh từ tài khoản là trách nhiệm của người sở hữu tài khoản đó.

2.3 Vi phạm tài khoản

Hệ thống có quyền khóa tài khoản hoặc thu hồi quyền truy cập trong các trường hợp:

• Sử dụng sai mục đích
• Chia sẻ tài khoản trái phép
• Vi phạm quy định công ty

3 Thu thập và sử dụng dữ liệu vị trí

3.1 Mục đích thu thập vị trí

• Theo dõi lộ trình công tác thực tế của Trình dược viên
• Xác nhận vị trí thăm khách hàng / nhà thuốc / cơ sở y tế
• Hỗ trợ quản lý hiệu quả hoạt động nhân viên ngoài thực địa
• Phục vụ báo cáo và kiểm tra tuân thủ quy trình làm việc

3.2 Cách thức thu thập

• Ứng dụng ghi nhận tọa độ GPS (kinh độ, vĩ độ) của thiết bị
• Dữ liệu được gửi về máy chủ công ty với tần suất mỗi 1 phút
• Tính năng này hoạt động trong giờ làm việc được cấu hình bởi quản trị viên
• Ứng dụng sử dụng quyền ACCESS_BACKGROUND_LOCATION (Android) để duy trì theo dõi khi ứng dụng chạy nền

3.3 Phạm vi sử dụng dữ liệu vị trí

Dữ liệu vị trí CHỈ được sử dụng cho quản lý nội bộ, báo cáo hoạt động và phân tích cải thiện hiệu quả công việc.

Dữ liệu vị trí KHÔNG được bán cho bên thứ ba, chia sẻ cho tổ chức bên ngoài hoặc sử dụng cho mục đích quảng cáo, thương mại.

3.4 Thời gian lưu trữ

Dữ liệu vị trí được lưu trữ tối đa 365 ngày kể từ ngày ghi nhận. Sau thời gian trên, dữ liệu sẽ được xóa hoặc ẩn danh hóa.

3.5 Quyền kiểm soát của người dùng

• Người dùng có thể xem lại lịch sử lộ trình của mình trong ứng dụng
• Người dùng có thể yêu cầu xóa dữ liệu vị trí cá nhân bằng cách liên hệ bộ phận IT
• Việc tắt quyền vị trí có thể ảnh hưởng đến chức năng cốt lõi của ứng dụng

4 Hoạt động nền (Background Service)

4.1 Ứng dụng sử dụng dịch vụ nền để:

• Ghi nhận và gửi dữ liệu vị trí về máy chủ mỗi 1 phút
• Đồng bộ dữ liệu công việc
• Cập nhật trạng thái nhiệm vụ
• Nhận thông báo từ hệ thống

4.2 Lý do cần chạy nền

Chức năng theo dõi lộ trình là tính năng cốt lõi của ứng dụng. Nếu không chạy nền, dữ liệu lộ trình sẽ bị gián đoạn và báo cáo công tác sẽ không chính xác.

4.3 Tài nguyên thiết bị

Ứng dụng được tối ưu để tiêu thụ tài nguyên và pin ở mức tối thiểu. Dịch vụ nền chỉ hoạt động trong khung giờ làm việc được cấu hình.

5 Dữ liệu thu thập khác

Ngoài vị trí, ứng dụng có thể thu thập:

• Thông tin tài khoản: họ tên, email, chức danh, mã nhân viên
• Dữ liệu công việc: đơn hàng, lịch thăm khách hàng, báo cáo
• Thông tin thiết bị: loại thiết bị, hệ điều hành, phiên bản ứng dụng (phục vụ hỗ trợ kỹ thuật)
• Nhật ký hoạt động: thời gian đăng nhập, thao tác trong ứng dụng

6 Quy định sử dụng

Người dùng KHÔNG được phép:

• Sử dụng ứng dụng cho mục đích cá nhân ngoài công việc
• Can thiệp hoặc chỉnh sửa dữ liệu hệ thống trái phép
• Sử dụng phần mềm giả lập vị trí (Fake GPS / Mock Location)
• Cố tình tắt quyền cần thiết để tránh ghi nhận dữ liệu công việc
• Phát tán dữ liệu nội bộ ra bên ngoài công ty

Mọi hành vi vi phạm có thể dẫn đến tạm ngưng hoặc thu hồi quyền sử dụng và xử lý theo quy định kỷ luật của công ty.

7 Bảo mật dữ liệu

Công ty cam kết:

• Mã hóa dữ liệu truyền tải bằng HTTPS/TLS
• Chỉ nhân sự có thẩm quyền mới được truy cập dữ liệu vị trí
• Không bán, cho thuê hoặc chia sẻ dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba vì mục đích thương mại
• Áp dụng các biện pháp bảo mật kỹ thuật và tổ chức phù hợp

8 Cập nhật ứng dụng và điều khoản

• Ứng dụng có thể được cập nhật để cải thiện tính năng, tăng cường bảo mật, sửa lỗi
• Người dùng nên cập nhật lên phiên bản mới nhất
• Công ty có quyền cập nhật điều khoản bất kỳ lúc nào
• Người dùng tiếp tục sử dụng ứng dụng sau khi cập nhật điều khoản được xem là đồng ý

9 Liên hệ hỗ trợ

Nếu có câu hỏi về quyền riêng tư, dữ liệu vị trí hoặc yêu cầu xóa dữ liệu:

✓ Xác nhận sử dụng

Bằng việc đăng nhập và sử dụng ứng dụng DMS, người dùng xác nhận rằng: